Автоматизация закупок в российских коммерческих компаниях: исследование

Аналитический центр TAdviser совместно с компанией «Норбит» и «Ассоциацией профессионалов по управлению закупками» (APPM) провели исследование рынка коммерческих закупок в России (не попадающих под действие федеральных законов №44-ФЗ и №223-ФЗ). Опрос проводился в 3–4 квартале 2021 года, а результаты исследования приведены по состоянию на январь 2022 года.

С учетом сформировавшегося опыта перехода на удаленную работу и сохранения до настоящего времени ее гибридного формата, автоматизация остается ключевой инициативой, обеспечивающей непрерывность бизнеса. Отделы закупок, которые ускорят переход на цифровые технологии, получат больше возможностей для преодоления последствий кризиса и достижения более высоких результатов, а высокоэффективные автоматизированные процессы помогут им быстрее реагировать на изменения, отмечается в отчете McKinsey Global Survey.

Почти 40% компаний из разных стран, по данным Levvel Research, сегодня используют решения e-Procurement для автоматизации базовых процессов: создания и утверждения заказов на поставку, управления расходами, консолидации информации о поставщиках (базовый уровень), а также для прогнозирования и управления рисками (зрелый уровень).

Как показал опрос TAdviser, проведенный в 3-4 кв. 2021 года среди более 100 CPO (Chief Procurement Officer) и CIO крупных и средних российских компаний, автоматизация сегодня охватывает в первую очередь процессы подготовки и утверждения заявок на закупку и платежи, а также ведение базы поставщиков и документарную проверку во время квалификации. Недоавтоматизированными пока остаются процессы по завершению процедур, касающиеся учета и оценки их результатов, а также в части выездных аудитов.

Охват автоматизации основных закупочных процессов в организациях, 2021

С учетом сохраняющегося задела для повышения уровня и качества автоматизации — и последующей цифровизации — закупочной функции, в большинстве компаний эти задачи включены в существующие стратегии развития.

Как показал опрос 100 CIO крупного и среднего бизнеса, проведенный TAdviser в 3–4 кв. 2021 года, на текущий момент у 72% из них уже сформулированы цели от руководства или бизнес-заказчиков в части автоматизации, трансформации или диджитализации функции снабжения/закупок. В перспективе 2-3 лет такие цели зафиксированы у 78% респондентов.

Среди основных целей проектов автоматизации или диджитализации функции закупок у большинства опрошенных — повышение прозрачности закупочной деятельности (87%), оптимизация сроков и упрощение самого процесса (76%), а также повышение его эффективности (62%). Более половины заинтересованы в технологической поддержке развития закупочной функции в будущем и, соответственно, во внедрении дополнительных информационных систем или цифровых сервисов. Среди других сформулированных целей — повышение удобства используемых ИТ-решений и возможность их масштабирования под рост бизнеса.

Основные цели проектов автоматизации/диджитализации закупок

При выборе решения для автоматизации закупочной функции для большинства респондентов важны его функциональные возможности (95%), совокупная стоимость владения (93%), стоимость внедрения (65%), а также опыт использования в других компаниях (63%). Также учитывается практика внедрения и применения системы схожими предприятиями из аналогичных отраслей — с наличием кейсов для изучения. Ряд респондентов обращают внимание на доступный технологический стек и современные интерфейсы решения, оценивая, в том числе, возможность самостоятельной его поддержки и развития.

Критерии выбора вариантов для автоматизации закупок

Более половины опрошенных организаций заинтересованы в дальнейшей технологической поддержке развития закупочной функции в будущем и, соответственно, в использовании дополнительных решений или цифровых сервисов. Более 60% планируют внедрять аналитические инструменты (BI), более 40% — технологии RPA, а также более 60% — инструменты машинного обучения (ML). Более чем в два раза вырастет применение Process Mining — для повышения прозрачности и эффективности закупочного процесса.