Bonduelle стремится снижать потребление природных ресурсов во всех аспектах своей работы. Важным шагом для заботы об окружающей среде стало сокращение бумажного документооборота и внедрение системы ЭДО.
Последние несколько лет компания активно развивалась. С приобретением нового завода увеличилось количество сотрудников. Выросла операционная нагрузка на бизнес, а вместе с ней — объем документов. Громоздкий документооборот тормозил работу департаментов. Появилась необходимость во внедрении специальной программы для хранения, согласования, подписания электронных документов как внутри компании, так и с внешними контрагентами.
Системой для управления большим потоком документов была выбрана платформа Directum RX, а интегратором стал компания TANAiS. За 6 месяцев удалось провести анализ и сформировать полное техническое задание, внедрить и настроить систему Directum RX, а также организовать обучение сотрудников для эффективной работы в системе.
Проект стартовал в конце 2020 года. Уже через полгода удалось цифровизировать несколько больших блоков:
- весь жизненный цикл управления договорами — от создания до подписания;
- внутренний и межкорпоративный документооборот;
- финансовый архив;
- автоматическую проверку контрагентов.
Система Directum RX развернута в облаке, поэтому с документами и задачами можно работать не только в офисе, но и удаленно. Для доступа к системе 24/7 у сотрудников также есть мобильное приложение Directum Jazz.
Тема удаленной работы стала актуальна в последнее время, когда компания развивалась в разных регионах, появилась необходимость передавать документы между бизнес-юнитами без пересылки по почте. Кроме того, в период пандемии многие сотрудники работали удаленно: облачная система позволяет им подключаться отовсюду, где есть интернет.
До внедрения системы документооборота в компании не велся учет документов. Например, не было возможности быстро узнать, сколько договоров заключает компания в год или сколько документов проходит по одному контрагенту.
Сейчас можно легко получить не только сведения о количестве документов, но и такие показатели, как нагрузка на отдельного сотрудника, что помогает менеджерам управлять потоком документов и загрузкой персонала.
Все бухгалтерские документы хранятся в скан-образах или в электронном виде. Сотрудники бухгалтерии могут создавать архивы по тематикам, каталогам, папкам, а также отправлять документы с обеспечением юридической значимости по запросам госорганов или контрагентов.
Реализован обмен электронными документами с внешними контрагентами через API с EDI-системой Контур.Диадок. Специальная бесшовная интеграция позволяет выгружать документы в обе стороны: из Directum RX в Диадок и обратно. Теперь пользователям не приходится совершать двойные действия в cистемах.
Результаты проекта
Благодаря внедрению Directum RX в компании Bonduelle:
- оптимизировали взаимодействие с контрагентами;
- снизились затраты на бумагу и пересылку документов;
- уменьшилось количество рутинной работы, сотрудники могут выделить больше времени на производственные задачи и развитие;
- появилась возможность полноценной удаленной работы с помощью веб-доступа к системе и мобильного приложения.
Мария Шкаева,директор по правовым вопросам Bonduelle, лидер проекта по автоматизации бизнес-процессов: «Мы гордимся своим опытом внедрения системы Directum RX. Всего за 6 месяцев нам удалось сформировать полное ТЗ, провести адаптацию системы и внедрение. Получилось реализовать все согласно плану, без задержек и проблем. Довольно быстро смогли обучить более 100 сотрудников, которые задействованы в процессах внутреннего и внешнего документооборота. Сейчас в системе Directum RX работает каждый 3-й сотрудник. Надеемся, что с помощью Directum RX и TANAiS мы продолжим развитие нашего цифрового офиса».