«ВымпелКом» отказался от бумаги при работе с управленческими документами
AT Consulting реализовала процессы управления организационно-распорядительной и внутренней нормативной документацией в ECM-системе «ВымпелКома» на платформе EMC Documentum. Это позволило телекоммуникационно-технологической компании отказаться от бумажных носителей при подготовке документов, обеспечить контроль версий и гибкость в маршрутизации.
AT Consulting в рамках создания единого ECM-решения для «ВымпелКома» разработала и внедрила подсистему управления организационно-распорядительными (ОРД) и внутренними нормативными документами (ВНД). Она автоматизирует полный цикл работы с входящими (письма, обращения граждан), исходящими, распорядительными (приказы, распоряжения) и внутренними нормативными документами (кодексы, корпоративные стандарты, инструкции, методики и другие).
Решение дает возможность выстраивать различные маршруты для указанных групп документов, обеспечивает высокую производительность процессов и юридическую значимость. На документы ограниченного доступа автоматически проставляются штампы с грифом («Конфиденциально», «Строго конфиденциально») и информацией об ответственности за разглашение, а все уполномоченные лица обеспечены сертификатами электронной подписи (ЭП). Появилась возможность организации полноценного электронного документооборота с внешними адресатами, в том числе представителями госорганов.
На данный момент к модулю подключены все сотрудники ПАО «ВымпелКом» во всех регионах России. Регистрация новых ОРД и ВНД осуществляется исключительно в новой подсистеме, которая интегрирована в единую корпоративную систему управления электронными документами. Большинство распорядительных и внутренних нормативных документов заверяются ЭП и не имеют оригиналов на бумажном носителе.
«Создание единого информационного контура в части административного и корпоративного документооборота — одна из ключевых задач ИТ-направления компании. Внедрение подсистемы ОРД и ВНД позволяет организовать эффективный контроль сроков согласования документов, при этом отказ от бумажных версий повышает уровень сохранности и конфиденциальности», — говорит Константин Мельников, руководитель Департамента систем управления предприятием ПАО «ВымпелКом».
«Проект позволил заказчику унифицировать бизнес-процессы управления документами и перенести их в единую СЭД. Это помогает уйти от разрозненности в ИТ-ландшафте, консолидируя все документационные процессы в системе на платформе одного вендора. Решение в значительной степени оптимизирует деятельность организации, позволяет сократить временные и административные издержки», — сказал Олег Пашинин, директор практики ECM компании AT Consulting.